WhatsApp-Vorlagen

WhatsApp-Vorlagen sind vorab genehmigte Nachrichtenformate, mit denen Sie Gespräche mit Ihren Kunden initiieren können. Sie sind unerlässlich für den Versand von Werbenachrichten, Bestellaktualisierungen und Support-Benachrichtigungen über die WhatsApp Business Platform.

Hinweis: WhatsApp-Vorlagen werden derzeit nur für WhatsApp Cloud-Posteingänge unterstützt.

Was sind WhatsApp-Vorlagen?

WhatsApp-Vorlagen sind strukturierte Nachrichten, die von WhatsApp genehmigt werden müssen, bevor Sie sie an Kunden senden können. Sie helfen, die Einhaltung der WhatsApp-Nachrichtenrichtlinien sicherzustellen und ermöglichen professionelle, konsistente Kommunikation.

Vorlagen können enthalten:

• Textnachrichten mit personalisierten Variablen

• Bilder, Videos oder Dokumente als Kopfzeile

• Aktionsbuttons für schnelle Kundenantworten

• Call-to-Action-Buttons, die zu Webseiten oder Telefonnummern führen

Vorlagenkategorien

WhatsApp organisiert Vorlagen in verschiedene Kategorien entsprechend ihrem Zweck:

• Utility – Transaktionsnachrichten wie Bestellbestätigungen und Belege

• Marketing – Werbeinhalte und Sonderangebote

• Versand-Update – Liefer- und Paketstatus-Aktualisierungen

• Ticket-Update – Benachrichtigungen zu Supportfällen

• Problemlösung – Follow-ups im Kundenservice

Was nicht unterstützt wird

Authentifizierungsvorlagen

• AUTHENTICATION-Vorlagen mit OTP-Codes und Verifizierungsnachrichten

• Automatisches Ausfüllen von Button-Parametern mit OTP-Werten

• OTP-Validierung und Ablaufzeit-Handling

Interaktive Komponenten

• LIST-Vorlagen mit auswählbaren Optionen

• PRODUCT-Vorlagen mit Katalogintegration

• CATALOG-Vorlagen zum Durchstöbern von Produkten

• Multi-Select-Komponenten

Komponenten zur Anrufberechtigung

• CALL_PERMISSION_REQUEST-Vorlagen, die eine aktivierte WhatsApp Call-API erfordern

• Anrufberechtigungs-Buttons und interaktive Anruf-Komponenten

Standort-Komponenten

• LOCATION-Kopfzeilen mit Koordinaten

• Adressparameter mit Breiten-/Längengrad

• Standortbasierte Vorlagen

Erweiterte Funktionen

• Rich-Text-Formatierung bei der Vorlagenerstellung (beim Versand erhalten)

• Karussell-Vorlagen mit mehreren Karten

• Formular-Komponenten zur Datenerfassung

• Zahlungs-Integrationsvorlagen

• Flow-Vorlagen mit bedingter Logik

Legacy vs. Erweiterte Vorlagen

Chatwoot unterstützt zwei Vorlagenformate, um die Kompatibilität mit all Ihren bestehenden Vorlagen zu gewährleisten:

Legacy-Vorlagen

Dies sind klassische Vorlagen, die einfache Textvariablen verwenden. Sie funktionieren mit:

• Einfachen Textnachrichten

• Einfache Variablenersetzung (z.B. Einfügen des Kundennamens)

• Einfache Button-Interaktionen

Legacy-Format-Beispiel:

{
  "parameters": ["John Doe", "12345", "2025-01-15"]
}

⚠️ Wichtig: Die Unterstützung von Legacy-Vorlagen wird mit Version v4.7 eingestellt. Wir empfehlen, auf erweiterte Vorlagen umzusteigen, um die fortlaufende Funktionalität sicherzustellen.

Erweiterte Vorlagen

Das neue erweiterte Format bietet weiterentwickelte Funktionen:

• Medienunterstützung – Versenden Sie Bilder, Videos und Dokumente

• Erweiterte Variablen – Flexiblere Textpersonalisierung

• Interaktive Buttons – URL-Buttons mit dynamischen Links, Copy Codes und Schnellantworten

• Bessere Validierung – Echtzeitprüfung Ihrer Vorlagenparameter

Erweitertes Format-Beispiel:

{
  "body": {
    "1": "John Doe",
    "2": "12345",
    "3": "2025-01-15"
  },
  "header": {
    "media_url": "https://example.com/image.jpg",
    "media_type": "image"
  },
  "buttons": [
    {
      "type": "url",
      "parameter": "track123"
    }
  ]
}

Hinweis: Alle Ihre bestehenden Legacy-Vorlagen funktionieren vorerst weiterhin, allerdings sollten Sie den Umstieg auf erweiterte Vorlagen planen. Erweiterte Funktionen stehen automatisch zur Verfügung, wenn Sie unterstützte Vorlagentypen verwenden.

Bitte prüfen Sie diese API für Informationen zu den Anforderungsformaten.

Wie erstellt man WhatsApp-Vorlagen

Derzeit müssen WhatsApp-Vorlagen über den WhatsApp Business Manager erstellt werden:

1. Zugriff auf den WhatsApp Business Manager – Gehen Sie zu business.facebook.com

2. Navigieren Sie zu Vorlagen – Finden Sie den Bereich „Account-Tools“ und wählen Sie „Nachrichtenvorlagen“

3. Neue Vorlage erstellen – Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“ und wählen Sie Ihren Vorlagentyp

4. Vorlage gestalten – Fügen Sie Kopfzeile, Text, Fußzeile und Buttons nach Bedarf hinzu

5. Zur Genehmigung einreichen – WhatsApp überprüft Ihre Vorlage (dies kann bis zu 24 Stunden dauern)

6. Mit Chatwoot synchronisieren – Nach Genehmigung erscheinen Vorlagen automatisch oder können manuell im Posteingang von Chatwoot synchronisiert werden

🚀 Demnächst: Wir planen, die Vorlagenerstellung direkt in der Chatwoot-Oberfläche in einer zukünftigen Version anzubieten, um das Design und Management Ihrer Vorlagen ohne Verlassen von Chatwoot zu erleichtern.

Wie versendet man WhatsApp-Vorlagen

WhatsApp-Vorlagen können auf zwei Arten versendet werden:

• In Einzelgesprächen – Versenden Sie Vorlagen an bestimmte Kunden während des Gesprächs

• Mit Kampagnen – Versenden Sie Vorlagen an mehrere Kunden gleichzeitig mit der Kampagnenfunktion von Chatwoot

Vorlagen in Gesprächen versenden

Schritt 1: Vorlagenoptionen öffnen

Öffnen Sie ein Gespräch mit einem WhatsApp-Kontakt, klicken Sie auf das Vorlagen-Symbol im Nachrichtenfeld, wählen Sie „WhatsApp Vorlagen“ aus dem Dropdown-Menü

Schritt 2: Vorlage auswählen

Durchsuchen Sie Ihre genehmigten Vorlagen, nutzen Sie die Suchleiste, um bestimmte Vorlagen schnell zu finden

Schritt 3: Nachricht anpassen

Abhängig vom Vorlagentyp müssen Sie ggf. ausfüllen:

Für Textvorlagen:

• Kundenname, Bestellnummer oder andere persönliche Daten

• Alle mit {{1}}, {{2}} usw. markierten Variablenfelder

Für Medienvorlagen:

• Bild-/Video-URL – Geben Sie einen direkten Link zu Ihrer Mediendatei an

• Dokument-URL – Verlinkung zu PDFs, Word-Dokumenten oder anderen Dateien

• Medien müssen öffentlich zugänglich sein (kein Login erforderlich)

Für Button-Vorlagen:

• URL-Parameter – Dynamische Links für Call-to-Action-Buttons

• Copy Codes – Rabattcodes oder Empfehlungscodes

• Telefonnummern – Für Click-to-Call-Buttons

Schritt 4: Vorschau und Versand

1. Überprüfen Sie Ihre Nachricht im Vorschaufenster

2. Stellen Sie sicher, dass alle Variablen korrekt ausgefüllt sind

3. Prüfen Sie, ob Medien-URLs funktionieren (falls zutreffend)

4. Klicken Sie auf „Vorlage senden“, um Ihre Nachricht zu versenden

Vorlagen über Kampagnen versenden

Um Vorlagen an mehrere Kunden gleichzeitig zu senden:

Gehen Sie zu WhatsApp-Kampagnen in Ihrem Chatwoot-Dashboard, erstellen Sie eine neue Kampagne und wählen Sie WhatsApp als Kanal aus

Wählen Sie Ihre WhatsApp-Vorlage aus den verfügbaren Optionen und konfigurieren Sie Ihre Zielgruppe und Vorlagenparameter

Hinweis: Die Kampagnenfunktion ermöglicht es Ihnen, mehrere Kunden effizient mit der gleichen Vorlagen-Nachricht zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Warum sehe ich nicht alle meine WhatsApp-Vorlagen in Chatwoot?

Es werden nur die von WhatsApp genehmigten und von Chatwoot unterstützten Vorlagen angezeigt. Nicht unterstützte Vorlagentypen (wie Authentifizierungsvorlagen mit OTP-Codes) werden automatisch ausgefiltert.

Wie lange dauert es, bis neue Vorlagen in Chatwoot erscheinen?

Vorlagen werden typischerweise nach einiger Zeit automatisch synchronisiert, Sie können sie auch manuell über die Posteingangseinstellungen aktualisieren.

Kann ich Vorlagen direkt in Chatwoot bearbeiten?

Nein, Vorlagen müssen im WhatsApp Business Manager erstellt und bearbeitet werden. Chatwoot wird nur zum Versand genehmigter Vorlagen verwendet.

Warum muss ich URLs für Bilder und Videos angeben?

WhatsApp verlangt, dass Mediendateien online und öffentlich zugänglich sind. Sie können keine Dateien direkt hochladen – Sie müssen funktionierende URLs zu Ihren Medieninhalten bereitstellen.

Kann ich dieselbe Vorlage für verschiedene Kunden nutzen?

Ja! Vorlagen sind zur Wiederverwendung gedacht. Füllen Sie einfach jedes Mal andere Kundendaten aus, wenn Sie die Vorlage senden.

Fehlerbehebung

Meine Vorlage wird nicht gesendet. Was sollte ich überprüfen?

Häufige Probleme sind:

• Fehlende Variablen – Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind

• Defekte Medien-URLs – Überprüfen Sie, ob Ihre Bild-/Video-/Dokumentlinks funktionieren

• Dateigröße zu groß – Prüfen Sie, ob die Mediendatei WhatsApp-Grenzwerte einhält

• Vorlage nicht genehmigt – Status der Vorlage im WhatsApp Business Manager prüfen

Warum können Kunden meine Bilder/Videos nicht sehen?

Das kann bedeuten:

• Die URL ist nicht öffentlich zugänglich

• Das Dateiformat wird nicht unterstützt

• Die Datei ist zu groß

• Der Hosting-Server ist nicht erreichbar oder erfordert Authentifizierung

Meine URL-Buttons funktionieren nicht korrekt. Wie behebe ich das?

Bei Vorlagen mit dynamischen URL-Buttons gibt es bekannte Probleme mit bestimmten Vorlagenkonfigurationen. Versuchen Sie, statische URLs statt dynamischer Parameter für eine zuverlässigere Funktionalität zu verwenden.

Kann ich Vorlagen an Kunden senden, die mir noch nicht geschrieben haben?

Ja, aber nur für bestimmte Vorlagenkategorien:

• Utility-Vorlagen können jederzeit zu Transaktionszwecken gesendet werden

• Marketing-Vorlagen erfordern Zustimmung des Kunden und haben spezielle Versandzeitfenster

• Beachten Sie immer die WhatsApp-Compliance-Richtlinien für Ihre Region

Medien und Dateien

Welche Dateitypen kann ich in Vorlagen verwenden?

Unterstützte Formate sind:

• Bilder: JPEG, PNG (unter 5MB)

• Videos: MP4, 3GPP (unter 16MB)

• Dokumente: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT (unter 100MB)

Compliance und Limits

Wie viele Vorlagen kann ich pro Tag senden?

Dies hängt von den Limits Ihres WhatsApp Business-Kontos und Nachrichtenkontingenten ab. Kontaktieren Sie den WhatsApp-Support für spezifische Beschränkungen Ihres Kontos.

Gibt es Einschränkungen, wann ich Marketingvorlagen senden kann?

Ja, Marketingvorlagen haben bestimmte Versandfenster und erfordern explizites Opt-In der Kunden. Prüfen Sie die aktuellen WhatsApp-Richtlinien für Ihre Region und Ihren Unternehmentyp.

Was passiert, wenn ich zu viele Nachrichten sende?

WhatsApp überwacht die Nachrichtenqualität und Zustellraten. Das Senden von zu vielen unerfolgreichen oder unerwünschten Nachrichten kann die Nachrichtenlimits Ihres Kontos und die Genehmigungsrate Ihrer Vorlagen beeinflussen.

Brauchen Sie weitere Hilfe?

Wenn Sie auf Probleme stoßen, die in diesem Leitfaden nicht behandelt werden:

1. Vorlagenstatus prüfen im WhatsApp Business Manager

2. Überprüfen Sie, ob Medien-URLs funktionieren und öffentlich zugänglich sind

3. Testen Sie mit Beispieldaten, bevor Sie an Kunden senden

4. Wenden Sie sich an Ihren Chatwoot-Administrator bei konto-spezifischen Problemen

5. Überprüfen Sie die Vorlagenrichtlinien von WhatsApp bei Compliance-Fragen

Denken Sie daran, dass WhatsApp-Vorlagen ein leistungsstarkes Tool für die Kundenkommunikation sind, wenn sie richtig eingesetzt werden. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Kunden relevante, zeitnahe Nachrichten zu senden, die deren Präferenzen respektieren.