Best Practices
Von Sojan
Von Sojan
Praktische Empfehlungen, mit denen Ihr Team bessere Ergebnisse mit Chatwoot erzielt.
Zuweisung von Gesprächen im Rotationsverfahren.
Chatwoot verwendet ein Rundlauf-Autozuteilungssystem für Konversationen. Das bedeutet, dass wenn Personen verfügbar sind (genannt „Agenten“), die auf Nachrichten in einem bestimmten Posteingang antworten können, das System die Konversationen gleichmäßig unter ihnen aufteilt. Wenn nicht alle Agenten verfügbar sind, werden die Konversationen niemandem zugewiesen und als „Nicht zugewiesen“ kategorisiert. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Wie kann man Rundlauf-Zuweisungen aktivieren/deaktivieren? Um Rundlauf-Zuweisungen in deinem Posteingang zu aktivieren, folge den untenstehenden Schritten. Schritt 1. Gehe zu Einstellungen → Posteingänge. Klicke auf den Einstellungslink des Posteingangs, für den du die Rundlauf-Zuweisung aktivieren möchtest. Schritt 2. Gehe zum Tab „Mitarbeiter“. Finde die Einstellung für Konversationszuweisung, wie unten gezeigt. Schritt 3. Setze das Häkchen bei „Automatische Zuweisung aktivieren“ und klicke auf „Aktualisieren“.
Teilen Sie Ihre Kontakte in benutzerdefinierte Segmente ein.
Mit Chatwoot können Sie Ihre Kontakte mit erweiterten Filtern nach verschiedenen Kategorien sortieren und filtern. Sie können diese gefilterten Kontakte als Segmente speichern, die in der sekundären Seitenleiste im Abschnitt "Segmente" angezeigt werden. Diese Funktion hilft dabei, verschiedene Kontaktgruppen entsprechend Ihren Anforderungen zu speichern und schnell darauf zuzugreifen. Wie erstellt man Kontaktsegmente? Schritt 1. Beginnen Sie mit dem Filtern Ihrer Kontakte. Wählen Sie "Kontakte" aus Ihrer Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche "Filter". Schritt 2. Ein Modal erscheint, in dem Sie den Filtertyp, den Operator (ist gleich, ist nicht gleich, enthält, enthält nicht) und den Wert auswählen können. Sie können mehrere Filter miteinander kombinieren. Hier ein Beispiel: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Absenden", um den Filter auf Ihre Kontakte anzuwenden. Schritt 3. Nun sehen Sie eine "Filter speichern"-Schaltfläche in der Kopfzeile der Kontaktseite. Klicken Sie darauf. Es erscheint ein Modal mit der Frage Möchten Sie diesen Filter speichern?. Geben Sie Ihrem Filter einen Namen und klicken Sie auf die "Filter speichern"-Schaltfläche. Ihr Segment wurde erstellt. Wie kann man ein gespeichertes Kontaktsegment anzeigen? Sie finden Ihr gespeichertes Segment in der sekundären Seitenleiste. Sie können es jederzeit anklicken, um die Kontaktgruppe schnell anzuzeigen. Wie kann man ein gespeichertes Segment löschen? Um ein Kontaktsegment zu löschen, öffnen Sie es und wählen Sie in der Kopfzeile die Option "Filter löschen". Löschen bestätigen.
Gruppenchats mit Filtern, als Ordner speichern
Sie können Ihre Konversationen mit erweiterten Filtern organisieren und sortieren und als Ordner speichern. Diese Ordner werden in der Seitenleiste angezeigt, sodass Sie schnell auf bestimmte Konversationen in der Benutzeransicht zugreifen können. Um diese Funktion zu nutzen, folgen Sie den folgenden Schritten. Schritt 1. Klicken Sie auf das Filtersymbol oben in der Nachrichtenliste. Schritt 2. Es öffnet sich ein Modal, in dem Sie den Filtertyp, den Operator (gleich, ungleich, vorhanden, nicht vorhanden) und den Wert auswählen können. Wählen Sie Ihre Filter aus und wenden Sie sie an. Schritt 3. Nach dem Anwenden des Filters sehen Sie alle zutreffenden Konversationen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“ oben im Panel der Konversationsliste. Schritt 4. Es erscheint ein Modal, in dem Sie den Filter benennen können. Ihr gespeicherter Filter erscheint nun als Ordner in der Seitenleiste. Hier ein Beispiel: Sie können darauf jederzeit bequem zugreifen. Wie lösche ich einen Ordner? Um einen Ordner zu löschen, klicken Sie auf das rote Papierkorbsymbol, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Zur Bestätigung klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja, löschen“.
Arbeiten mit der Befehlsleiste
Die Befehlsleiste ist ein zentrales Feature in Chatwoot, das die Produktivität steigert. Sie ermöglicht es dir, viele Aktionen mit nur wenigen Tastenkombinationen auszuführen. Du kannst die Befehlsleiste von überall im Chatwoot-Dashboard mit ⌘ + K auf macOS oder Ctrl + k auf Windows und Linux aufrufen. Sobald sie geöffnet ist, kannst du eine bestimmte Seite auswählen, um direkt zu navigieren, oder eine Aktion zum Ausführen auswählen. Die Befehlsleiste bietet außerdem intelligente Aktionsvorschläge, die auf deinem aktuellen Standort im Dashboard basieren. Zum Beispiel: Wenn du dich in der Befehlsleiste in den Unterhaltungen befindest, werden unterhaltungsspezifische Aktionen wie Schlummern oder zuerst Lösen angezeigt. Einige der wichtigsten Aktionen/Navigationsoptionen sind unten aufgeführt. Mit der Befehlsleiste zu einer Seite springen Mit der Befehlsleiste kannst du schnell zu einer Seite navigieren, etwa zu Einstellungen, Berichten, Benachrichtigungen und vielem mehr. Beginne den Namen der Seite zu tippen und drücke Enter, und du wirst direkt zu dieser Seite weitergeleitet. Verfügbare Schnellnavigationen - Dashboard-Startseite - Kontakte - Berichte - Agentenberichte - Label-Berichte - Posteingangsberichte - Teamberichte - Einstellungen - Agenteneinstellungen - Teameinstellungen - Label-Einstellungen - Einstellungen für gespeicherte Antworten - Anwendungseinstellungen - Kontoeinstellungen - Profileinstellungen - Benachrichtigungen Eine Unterhaltungsaktion mit der Befehlsleiste ausführen Die Befehlsleiste erkennt, wo du dich im Chatwoot-Dashboard befindest, und schlägt dir Aktionen vor, die dir helfen, produktiver und schneller zu arbeiten. Du kannst Aktionen für eine Unterhaltung ausführen, wie sie lösen/wieder öffnen, sie schlummern lassen oder sogar bestimmte Agenten oder Labels zuweisen, indem du einfach danach suchst. Verfügbare Befehle - Unterhaltung lösen/wieder öffnen - Unterhaltung stumm/auf laut schalten - E-Mail-Transkript senden - Eine Unterhaltung einem Agenten zuweisen - Unterhaltung einem Team zuweisen - Ein Label zur Unterhaltung hinzufügen - Unterhaltung schlummern Beispiel: Einen Agenten zuweisen 1. Öffne die Befehlsleiste 2. Suche nach Agent zuweisen und drücke Enter 3. Wähle den Agenten aus, dem du die Unterhaltung zuweisen möchtest.
Arbeiten mit Tastenkombinationen
Um Ihre Produktivität zu steigern, können Sie mit Tastenkombinationen arbeiten. Diese Tastenkombinationen ermöglichen Ihnen schnelle Aktionen wie das Öffnen einer Unterhaltung, das Lösen einer Unterhaltung, das Ein- und Ausblenden der Seitenleiste, das Aufrufen der Einstellungen und mehr. Um eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen anzuzeigen, drücken Sie "CMD + /" oder "Win + /" auf Ihrer Tastatur. Oder wählen Sie "Tastenkombinationen" im Profil-Einstellungsmenü aus. Liste der Tastenkombinationen in Chatwoot