Une macro est un ensemble d’actions enregistrées effectuées de manière séquentielle, comme étiqueter une conversation, envoyer une transcription par e-mail, envoyer une pièce jointe, etc., que vous pouvez définir depuis votre tableau de bord.
En tant qu’agent de support, vous constaterez que vous devez souvent répéter la même série d’actions. Voici un exemple : chaque fois que vous recevez une demande de démonstration, vous assignez l’équipe commerciale, envoyez un message standard sur la procédure de prise de rendez-vous, ajoutez le label Ventes et mettez la conversation en attente. Ou, chaque fois que vous recevez un message indésirable, vous envoyez le même message expliquant que la personne ne s’est pas adressée au bon endroit, assignez le label Indésirable et fermez la conversation.
Effectuer toutes ces actions une par une, et plusieurs fois par jour, peut être pénible et chronophage. À la place, vous pouvez exécuter une macro.
Ce guide explique, à l’aide d’exemples, comment créer des macros––personnelles ou publiques––et comment les utiliser.
Comment créer une macro ?
Étape 1. Allez dans Paramètres -> Macros -> « Ajouter une nouvelle macro ».
Étape 2. Un écran de configuration de la macro s’ouvre. Ici, vous pouvez créer le flux d’actions à réaliser lors de l’exécution de cette macro. Vous pouvez également nommer votre macro pour référence interne dans la barre latérale de droite.
Vous pouvez commencer par sélectionner une action dans le menu déroulant. Les actions actuellement disponibles sont affichées ci-dessous.
Sélectionnez une action et configurez-la en conséquence. Une fois terminé, continuez d’ajouter d’autres actions.
Exemple de configuration d’une macro
Voici un exemple d’actions séquentielles réalisées chaque fois que l’équipe Paper Layer reçoit une demande d’un client sur l’offre gratuite.
Veuillez noter que l’ordre dans lequel vous définissez ces actions détermine l’ordre dans lequel elles seront exécutées.
Étape 3. Définissez la visibilité de votre macro. Si vous la créez pour votre usage personnel, choisissez « Privé ». Si vous souhaitez que votre équipe puisse l’utiliser, définissez la visibilité sur « Public ».
Étape 4. Cliquez sur le bouton « Enregistrer la macro » en bas à droite de la page de configuration.
Votre macro est maintenant prête à l’emploi !
Comment exécuter une macro ?
Étape 1. Trouvez la section « Macros » dans la barre latérale droite de votre fenêtre de discussion. Cliquez sur le signe plus pour l’agrandir. Cela affichera la liste des macros créées pour votre compte – à la fois privées et publiques.
Étape 2. Prévisualisez la macro si vous n’êtes pas sûr des actions qu’elle effectuera. Pour prévisualiser, cliquez sur l’icône « i ». Une fenêtre de prévisualisation des actions de cette macro s’affichera.
Étape 3. Exécutez la macro en cliquant sur le bouton de lecture. Cela réalisera automatiquement toutes les actions définies dans l’ordre, en une fraction de seconde. Vous verrez apparaître les différents messages de réussite pour chaque action. Par exemple :
Comment modifier ou supprimer une macro ?
Pour modifier ou supprimer des macros, ouvrez la liste des macros via Paramètres -> Macros. Trouvez la macro concernée et utilisez le bouton répondre ou supprimer correspondant, comme illustré dans la capture ci-dessous.
