Bonnes pratiques
Par Sojan
Par Sojan
Appliquez des recommandations concrètes pour aider votre équipe à tirer de meilleurs résultats de Chatwoot.
Travailler avec les raccourcis clavier
Pour augmenter votre productivité, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier. Ces raccourcis vous permettent d'effectuer rapidement des actions comme ouvrir une conversation, résoudre une conversation, basculer la barre latérale, accéder aux Paramètres, et bien plus encore. Pour afficher la liste des raccourcis clavier disponibles, appuyez sur "CMD + /" ou "Win + /" sur votre clavier. Ou bien, sélectionnez "Raccourcis clavier" dans le menu Paramètres de votre profil. Liste des raccourcis clavier dans Chatwoot
Attribuer les conversations selon un système de rotation.
Chatwoot utilise un système d’assignation automatique des conversations en rotation (« round-robin »). Cela signifie que si des personnes sont disponibles (appelées « agents ») pour répondre aux messages dans une boîte de réception spécifique, le système répartira les conversations de manière équitable entre elles. Si aucun agent n’est disponible, les conversations ne seront assignées à personne et seront classées comme « Non assignées ». Cette fonctionnalité est activée par défaut. Comment activer/désactiver l’assignation en rotation ? Pour activer l’assignation en rotation dans votre boîte de réception, suivez les étapes ci-dessous. Étape 1. Allez dans Paramètres → Boîtes de réception. Cliquez sur le lien des paramètres de la boîte de réception pour laquelle vous souhaitez activer l’assignation en rotation. Étape 2. Allez dans l’onglet « Collaborateurs ». Trouvez le paramètre pour l’assignation des conversations, comme illustré ci-dessous. Étape 3. Cochez la case « Activer l’assignation automatique » et cliquez sur "Mettre à jour".
Travailler avec la barre de commandes
La barre de commandes est une fonctionnalité clé de Chatwoot qui améliore la productivité. Elle vous permet d'exécuter de nombreuses actions en seulement quelques frappes de clavier. Vous pouvez accéder à la barre de commandes en utilisant ⌘ + K sur macOS ou Ctrl + k sur Windows et Linux, depuis n'importe où sur le tableau de bord Chatwoot. Une fois ouverte, choisissez une page spécifique pour y naviguer directement ou sélectionnez une action à effectuer. La barre de commandes propose également des suggestions d'actions intelligentes selon votre emplacement actuel sur votre tableau de bord. Par exemple : si vous accédez à la barre de commandes depuis les conversations, elle affichera en priorité des actions liées aux conversations comme « snoozer » ou « résoudre ». Voici quelques-unes des principales actions/options de navigation disponibles ci-dessous. Accéder rapidement à une page avec la barre de commandes La barre de commandes vous permet de naviguer rapidement vers une page, comme Paramètres, Rapports, Notifications et toutes les autres. Commencez à taper le nom de la page puis appuyez sur Entrée, et vous serez redirigé vers cette page. Navigations rapides disponibles - Accueil du tableau de bord - Contacts - Rapports - Rapports des agents - Rapports par étiquette - Rapports des boîtes de réception - Rapports d’équipe - Paramètres - Paramètres des agents - Paramètres d’équipe - Paramètres des étiquettes - Paramètres des réponses enregistrées - Paramètres de l’application - Paramètres du compte - Paramètres du profil - Notifications Effectuer une action sur une conversation avec la barre de commandes La barre de commandes détecte où vous vous trouvez sur le tableau de bord Chatwoot et vous recommande des actions pour vous aider à être plus productif et rapide. Vous pouvez exécuter des actions sur une conversation telles que la résoudre/réouvrir, la snoozer, ou même lui assigner des agents ou des étiquettes spécifiques simplement en les recherchant. Commandes disponibles - Résoudre/réouvrir la conversation - Mettre en sourdine/Enlever la sourdine de la conversation - Envoyer une transcription par e-mail - Assigner une conversation à un agent - Assigner une conversation à une équipe - Ajouter une étiquette à la conversation - Snoozer la conversation Exemple : Attribuer un agent 1. Ouvrez la barre de commandes 2. Recherchez « Assigner agent » et appuyez sur Entrée 3. Sélectionnez l’agent à qui vous souhaitez assigner la conversation.
Regroupez vos contacts en segments personnalisés.
Avec Chatwoot, vous pouvez trier et filtrer vos contacts grâce à différentes catégories en utilisant des filtres avancés. Vous pouvez enregistrer ces contacts filtrés sous forme de segments, qui apparaissent dans la barre latérale secondaire sous la section "Segments". Cette fonctionnalité vous aide à sauvegarder différents groupes de contacts selon vos besoins et à y accéder facilement. Comment créer des segments de contacts ? Étape 1. Commencez par filtrer vos contacts. Sélectionnez "Contacts" dans votre barre latérale et cliquez sur le bouton "Filtrer". Étape 2. Une fenêtre modale s'affichera, vous permettant de sélectionner le type de filtre, l'opérateur (égal à, différent de, contient, ne contient pas) et la valeur. Vous pouvez combiner plusieurs filtres ensemble. Voici un exemple : Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour appliquer le filtre à vos contacts. Étape 3. Vous verrez maintenant un bouton "Enregistrer le filtre" dans l'en-tête de la page de contacts. Cliquez dessus. Une fenêtre modale s'affichera, demandant Voulez-vous enregistrer ce filtre ?. Donnez un nom à votre filtre et cliquez sur "Enregistrer le filtre". Votre segment a été créé. Comment afficher un segment de contact enregistré ? Vous pourrez retrouver votre segment enregistré dans la barre latérale secondaire. Vous pouvez cliquer dessus à tout moment pour afficher rapidement le groupe de contacts. Comment supprimer un segment enregistré ? Pour supprimer un segment de contact, ouvrez-le puis sélectionnez l'option "Supprimer le filtre" dans l'en-tête. Confirmez la suppression.
Discussions de groupe avec filtres, enregistrer comme dossiers
Vous pouvez organiser et trier vos conversations à l’aide de filtres avancés et les enregistrer sous forme de dossiers. Ces dossiers s’affichent dans la barre latérale pour accéder rapidement à des conversations spécifiques depuis la vue utilisateur. Pour utiliser cette fonctionnalité, suivez les étapes ci-dessous. Étape 1. Cliquez sur l’icône du filtre en haut de la liste des messages. Étape 2. Une fenêtre modale va s’ouvrir pour vous permettre de sélectionner le type de filtre, l’opérateur (égal à, différent de, présent, non présent) et la valeur. Sélectionnez et appliquez vos filtres. Étape 3. Après avoir appliqué le filtre, vous verrez toutes les conversations correspondantes. Ensuite, cliquez sur le bouton “Enregistrer” en haut du panneau de la liste des conversations. Étape 4. Une fenêtre modale va s’ouvrir pour vous demander de nommer le filtre. Votre filtre enregistré apparaîtra désormais comme un dossier dans la barre latérale. Voici un exemple : Vous pouvez y accéder facilement à tout moment. Comment supprimer un dossier ? Pour supprimer un dossier, cliquez sur l’icône de corbeille rouge comme indiqué dans la capture d’écran suivante. Pour confirmer, cliquez sur le bouton “Oui, supprimer”.